Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Nimi: A Yritys- ja isännöintipalvelut Oy (Taloasema Helsinki)
Y-tunnus: 2421565-5
Osoite: Fabianinkatu 13 LH 2, 00130 Helsinki

Puhelin:
044 338 6558
Sähköposti: info@taloasemahelsinki.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö 

Henrik Ylikoski.

Rekisterin nimi

Taloasema Helsinki -asiakastietojärjestelmä. Taloasema pitää oikeuden päivittää ko. tietoja viranomaisohjeistuksen mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriä ylläpidetään Taloasema Helsinki palveluiden kuten taloyhtiöiden ja kiinteistöyhtiöiden isännöintipalveluiden, juridisiin asiakastoimeksiantoihin sekä koulutustilaisuuksien sekä konsultointitehtävien hoitoa varten.

Käsittelemme henkilötietoja, jotka henkikö on antanut tiedoksi Taloyhtiölle tai Taloasema Helsingille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme tai taloyhtiön edustajien kanssa:

  • Jotka syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä kirjautuessasi kotisivuillemme tai taloushallinto-ohjelmistoon.
  • Jotka saamme tiedoksi muista lähteistä lakien sallimassa laajuudessa esim. viranomaistahoilta.
  • Jotka saamme haltuumme tarjotessamme palveluitamme sekä tarjouspyyntöjen kautta ja hyvää hallintotapaa noudattavien yhteistyöyhtiöiden kautta.

Kuvaus henkilötietoryhmistä ja rekisterin tietosisältö 

Kirjautuminen (taloasema.fi tai fivaldi.net ) Taloaseman sivuilla asiakas voi tilata käyttäjätunnuksen, jolla hän kirjautuu Taloaseman verkkopalveluiden käyttäjäksi. Kirjautumisen takana on tällä hetkellä tarjolla lisäpalveluita vain asiakastaloyhtiöiden ja asiakasyhtiöiden käyttöön.

Käytämme luvallasi mm. seuraavia tietoja:

Taloasema -kotisivulla tarvittavat tiedot: 

  • Etunimi, sukunimi
  • Puhelin
  • Kotiosoite
  • Postinumero, postitoimipaikka
  • Maa
  • Sähköposti
  • Lupa lähettää uutiskirjeitä ja toimittaa asiakasyhtiön aineistoja hallituksen jäsenille tai asianosaistahoille

Fivaldi -taloushallinto-ohjelmiston yhteydessä kerättävät tiedot: 

  • Etunimi, sukunimi, hetu
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Yrityksen nimi ja y-tunnus
  • Yrityksen ja henkilön postiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • osakesiirron yhteydessä kerättävät tiedot ja asiakirjat
  • Asunto-osakeyhtiölain, kirjanpitolain, verolainsäädäntöihin ja asumisen erikoislainsäädäntöön liittyvät tarvittavat asiakastiedot

Uutiskirjeen/asiakastiedotteiden tilaus/asiakassuhteen hoitaminen

Uutiskirjeen tai asiakastiedotusta varten ja tilanneista ylläpidetään jakelulistaa, jossa säilytetään pelkkiä sähköpostiosoitteita. Uutiskirjeen tilauksen yhteydessä kysyttävät tiedot:

  • Etunimi, sukunimi
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelintiedot
  • Yrityksen / taloyhtiön nimi

Taloyhtiön ja yhtiöiden hallintokansiot ja taloudelliset aineistot ja niiden käsittely ja arkistointi

Isännöitsijätoimisto pitää yllä taloyhtiön hallintokansioita ja taloustietoja manuaalisesti sekä sähköisesti. Taloyhtiön omistamaa hallinto- ja talousaineistoa Taloasema Helsinki ylläpitää isännöitsijätoimistossa lukituissa tiloissa 3 vuoden ajan, minkä jälkeen ne siirretään asiakkaan lukittuihin arkistotiloihin.

Asiakas/tilaajarekisteri 

Asiakas- ja tilaajarekisteriä pidetään yllä Fivaldi -asiakasrekisterijärjestelmässä sekä varmuuskopioina erillisellä palvelimella.

Asiakkaan tiedot: 

  • Tilaajan etunimi ja sukunimi
  • Yrityksen nimi (jos tilaajana)
  • Katuosoite tai postilokero
  • Postinumero ja postitoimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite

Vastaanottajaryhmät 

Tiedon vastaanottoryhmät ovat taloyhtiön hallituksen jäsenet, taloushallinto ja muut isännöintiin kiinteästi liittyvät yhteistyötahot (Taloasema Tekniikka tms. taloyhtiön käyttämä asiantuntija).

Tietolähteet

Rekisteri sisältää vain käyttäjän antamia tietoja, kiinteistövälittäjien, huoltoyhtiöiden ja muiden sidosryhmien toimittamia tietoja sekä viranomaisen tai kiinteistöalan yrityksien toimittamia tietoja.

Lisäksi Asunto-osakeyhtiölain, yhtiölainsäädännön ja asiakassuhteen ylläpidon tarpeen mukaista käyttöä varten kerätään tietoja julkisyhteisöstä ja elinkeinoelämässä yleisesti saatavilla olevia tietoja (Asiakastieto, Fonecta tms.).

Viittaus (mahdolliseen) henkilötietojen käsittelijän kanssa solmittuun henkilötietojen käsittelyä koskevaan sopimukseen 

Tietojen käsittely perustuu isännöitsijäsopimukseen/toimeksiantosopimukseen sekä asiakkaan antamaan suostumukseen.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakastietoja voidaan luovuttaa vai lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen johdosta tai esim. viranomaiskäsittelyä varten.

Mikäli luovuttaminen on välttämätöntä taloyhtiön tai oikeuksiemme toteuttamiseksi, henkilön turvallisuuden suojelemiseksi tai väärinkäytösten tutkimiseksi.

Asiakasasioiden lainmukaista hoitoa varten oleville sidosryhmille (taloyhtiöiden hallituksen jäsenet, asianajajat tms.) sekä Taloasema -ketjun yhteydessä toimiville tahoille (Tilitalo Emma Oy, Taloasema Oy) ja tahoille, jotka hoitavat asiakastoimeksiantoon liittyviä asioita sopimuksen perusteella ja jotka ovat tietojen lainmukaiseen käsittelyyn sitoutuneita tahoja.

Tietoja voidaan luovuttaa tutkimuslaitoksille tutkimuksen toteuttamiseen esim. Tilastokeskukselle.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme asiakastehtävän hoitamista varten tai korjaustoimien suorittamista varten.

Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin. Asianmukaisia suojatoimia koskeva dokumentaatio, jos henkilötietoja siirretään kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetulla siirrolla 

Muutoin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Tietoja ei säilytetä tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysajat tai sen määrittämisen kriteerit 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjän Fivaldi -tietojärjestelmä ja tiedostot on suojattu yritystoiminnassa käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä (tietoasemat on suojattu asianmukaisin ja ajantasaisilla virustorjuntaohjelmistoilla). Fivaldi -rekisterien käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle tai Taloasema Helsinki lukuun toimivalle palvelun tuottajalle tai jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus ja henkilötietojen käsittely liittyvät.

Taloaseman yleisille asiakaskotisivuille (asiakkaan osio) ei tallenneta lähtökohtaisesti tietoja, jotka sisältävät henkilötietoja pois lukien hallituksen sisäiseen käyttöön tarkoitetut sivut.

Tietojen säilytys 

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista.

Henkilötietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämän aikarajan puitteissa. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös esim. asumissuhteen/omistussuhteen tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, jotka ovat tarpeen esim. omistusasioiden selvittämiseksi. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Asiakkaan oikeudet 

Henkilöllä on oikeus tarkastaa henkilötiedot. Sinulla on milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä laissa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki nimenomaan edellyttää, ei voida poistaa. Tarvittaessa voit kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen.

4.1.2022 Helsinki