Isännöitsijän valinta on yksi taloyhtiön tärkeimmistä päätöksistä taloyhtiöissä, sillä isännöitsijä vastaa kiinteistön päivittäisestä hallinnosta, taloudesta ja kiinteistön ylläpidosta. Ennen sopimuksen tekoa on tärkeää keskustella isännöitsijän kanssa tarvittavista tehtäväkokonaisuuksista sekä varmistaa, että hänellä on tarvittava juridinen osaaminen sekä kokemus taloushallinnosta, rakennushankkeista ja yhtiön hallinnon hoitamisesta. Harva tietää todellisuudessa mitä tehtäviä hallitus hoitaa taloyhtiössä ja mitä isännöitsijä hoitaa ja valitettavan usein ko. tehtävät menevät sekaisin viisailtakin ihmisiltä. Toisinaan tehtävät täydentävät toisiaan, mutta päävastuut pitää olla eri toimielimillä selkeinä mielessä taloyhtiön hallinnon hoitamisessa. Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän tehtävät määräytyvät Suomessa ennen kaikkea Asunto‑osakeyhtiölain perusteella, mutta myös isännöintisopimus, muu kiinteistö- ja rakennusalan lainsäädäntö, turvallisuussäännökset ja lukuisat muut asumiseen liittyvät säännöset määrittävät yhtiön johdon tehtäviä. Myös yhtiön omat päätökset etc. ohjaavat taloyhtiön johdon toimintaa edellyttäen, että ne ovat lakien mukaisia.
Isännöitsijän kanssa käytävä keskustelu auttaa myös selvittämään, miten isännöitsijä aikoo hoitaa taloyhtiön asioita ja millaisia palveluita hän tarjoaa. Ja kaikkein tärkein on se, tunteeko yhtiön tuleva isännöitsijä ko. lait ja tulevat isännöintitehtävät syvällisesti. Oikean isännöitsijän valinta säästää yhtiön varoja sekä parantaa asumisen laatua ja kustannustehokkuutta.
Kun vertailet isännöitsijöitä, tärkeintä ei ole pelkkä hinta, vaan se, että taloyhtiön arvo pysyy kunnossa ja kaikki sovitut tehtävät tulevat hoidetuksi. Tärkeä on selvittää isännöinnin tehtäväluettelon sisältö ja se, että suoritetaanko kaikki isännöinnin tehtävät sovitun tehtäväluettelon mukaisesti. Lisäksi yhtiön teknisen aineiston luettelointi ja Kirjanpitolain mukaiset aineistot on pakollista säilyttää huolellisesti sähköisistä tallennusvälineistä huolimatta. Meillä tärkeät aineistot ovat säilytettyinä sähköisinä ja tärkeimmiltä osin myös dokumentteina, jotta aineistot ovat tallessa tulevia peruskorjauksia ja hallintotoimia silmällä pitäen. Epäselvä hallinto aiheuttaa väistämättä suuria tappioita kiinteistöille tulevaisuudessa, mikäli dokumentointien laiminlyönnit jatkuvat pitkän aikaa. Dokumentointien ongelmat tulevat esille tulevaisuudessa esim. Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmien tietojen ylläpidossa ym. viranomaistoiminnassa. Ammattimainen isännöintikumppani tekee sen, mitä lupaa, jolloin hallitukselle jää selkeä kokonaiskuva ja arki pysyy hallinnassa. Automaatio auttaa asiassa, mutta automaatiokin tekee virheitä joten järjestelmien seuranta on välttämätöntä, jotta tiedot pysyvät ajan tasalla ja kunnossa.
Tärkeää on myös se, että tilaaja ymmärtää palvelun, mitä on tilaamassa. Liian edullisella hinnalla on mahdotonta tehdä laajoja isännöinnin tehtäväkokonaisuuksia kattavasta automaatiosta huolimatta. Nykyaikainen automaatio vaatii myös huolellista valvontaa ja korkeaa ammattimaista osaamista.
Kysy lisää isännöinnistäMitkä kannattaa selvittää isännöintisopimuksista?
Sopimusta arvioidessa kannattaa varmistaa, että tehtäväkenttä on ymmärretty oikein ja että kyseiset tehtävät suoritetaan lakisääteisesti: mitä kaikkea isännöitsijä hoitaa käytännössä ja mitkä asiat jäävät taloyhtiön vastuulle. Tehtävät tehdään ajallaan ja sovitusti, kun yhteistyö isännöitsijän kanssa sujuu.
Sopimusehdot määrittelevät isännöitsijän ja taloyhtiön välisen yhteistyön raamit. On tärkeää kysyä isännöitsijältä, mitä palveluita sopimus kattaa ja mitä lisäpalveluita on tarjolla lisämaksua vastaan. Monet lisäkustannukset syntyvät lukuisten viranomaistoimien, pankkien, vakuutusyhtiöiden tai operaattoreiden ym. aiheuttamista hintalisistä. Ne ovat pakollisia kuluja, jotta isännöintitoimia voi suorittaa lakien mukaisesti ja hallituksen vastuut pysyvät hallinnassa.
Kannattaa tiedustella, miten isännöitsijä aikoo hoitaa taloyhtiön kirjanpidon ja taloushallinnon. Ovatko kaikki Kirjanpitolain tositteet olemassa ja ylipäätään tallennettu sovitun mukaisesti vuositasolla? Kadonneet tai puutteelliset tositteet tuovat aiheuttavat väistämättä suuria kustannuksia esim. korjausurakoiden takuuasioita selvitettäessä ym. Huolellisesti ja ammattimaisesti laadittu kirjanpito ja tilinpäätös, parantaa esim. taloyhtiön lainansaantimahdollisuuksia. Luotonantajat luottavat ammattimaiseen taloushallinnon ja hallinnon osaamiseen, osaaviin tilintarkastajiin, laadukkaisiin korjausurakoitsijoihin ym., jotta he pystyvät arviomaan vakuuksien arvoja. Kirjanpidoissa käytämme Visma -ohjelmistoa, jonka lisäksi meillä on Fennoan taloushallinto-ohjelmisto käytössä.
Lisäksi on hyvä selvittää, miten isännöitsijä käsitellee mahdolliset ongelmatilanteita ja miten viestintä taloyhtiön kanssa hoidetaan. Selkeät sopimusehdot auttavat välttämään väärinkäsityksiä ja varmistavat sujuvan yhteistyön eri osapuolten kesken.
Miten varmistaa hyvä yhteistyö isännöitsijän kanssa?
Hyvä yhteistyö isännöitsijän kanssa perustuu avoimeen viestintään ja selkeisiin tavoitteisiin. On tärkeää sopia säännöllisistä tapaamisista ja viestintäkanavista, jotta kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla taloyhtiön asioista. Yhdessä laadittu, selkeät tavoitteet ja aikataulut sisältävä kehityssuunnitelma varmistaa, että kaikki osapuolet ovat sitoutuneet yhteisiin päämääriin.
Lisäksi on tärkeää, että isännöitsijä on helposti tavoitettavissa ja valmis vastaamaan asukkaiden kysymyksiin ja huolenaiheisiin. Taloasema Helsingin asiakkaana voit ottaa taloyhtiösi käyttöön PLUS-kotisivupalvelun. Se on oma taloyhtiökohtainen sivustonne, jonka kautta asukkailla on pääsy ajankohtaisiin taloyhtiön aineistoihin, talouteen, uutisiin, ohjeisiin ja muihin ajankohtaistietoihin.
Tutustu PLUS-kotisivupalveluun
Mistä tunnistaa luotettavan isännöitsijän?
Ammattitaitoinen isännöitsijä pysyy ajan tasalla alan muutoksista ja lainsäädännöstä, kuten Asunto-osakeyhtiölain, Kirjanpitolain ja rakennusalan säädösmuutoksista, jotka vaikuttavat isännöintiin. Hyvä isännöitsijä osaa myös hyödyntää automaatiota ja teknologiaa kiinteistön hallinnassa ja ylläpidossa.
Lisäksi isännöitsijä osaa tulkita ja varmistaa esim. Rakennusalan YSE 98 mukaisten sopimusten sisällön. Ammattimainen isännöitsijä huolehtii huolto- ja korjaushankkeiden dokumentoinnista sekä päätösten kirjaamisesta. Asiantunteva isännöitsijä on myös korvaamaton apu taloyhtiön peruskorjaushankkeissa sekä arjen toimivuuden ja turvallisuuden varmistamisessa.
Taloasema Helsingin isännöinti korostaa asiakaskeskeistä palvelua ja kustannustehokkuutta, mikä on tärkeää taloyhtiön talouden kannalta. Teidän ei tarvitse olla alan asiantuntijoita, sillä hoidamme taloyhtiön isännöinnin puolestanne – tehtävät tulevat tehtyä sovitusti, talouden ja ylläpidon kokonaisuus pysyy hallinnassa ja taloyhtiön arvo säilyy sekä kehittyy.
- Vahva Asunto-osakeyhtiölain ja alan sopimuskäytäntöjen tuntemus
- Selkeä vastuunjako ja läpinäkyvät toimintamallit
- Aktiivinen tuki hallitukselle
- Ennakoiva ote talouteen, kiinteistönhoitoon ja riskeihin
- Käytännönläheinen ja helposti tavoitettava kumppani