Asunto-osakeyhtiön (eli taloyhtiön) hallituksen tehtävänä on varmistaa yhtiön edun mukainen päätöksenteko. Hallituksesta määrätään asunto-osakeyhtiölaissa (1599/2009).
Epäselvät päätökset, puutteellinen dokumentointi tai heikko viestintä voivat kuitenkin synnyttää epäluottamusta, valituksia ja ylimääräistä työtä. Selkeät prosessit ja huolellinen dokumentointi puolestaan vähentävät riskejä ja helpottavat hallituksen arkea.
Taloasema Helsingin vahvuuksiin kuuluu vahva juridinen osaaminen ja asunto-osakeyhtiölain syvällinen tuntemus. Seuraamme lainsäädännön muutoksia ja varmistamme, että taloyhtiön hallinto ja päätöksenteko ovat ajan tasalla. Kun hallinnon perusasiat ovat kunnossa, hallitus voi toimia luottavaisesti ja keskittyä taloyhtiön arkeen.
Pyydä tarjous isännöinnistäKeitä asunto-osakeyhtiön hallitukseen kuuluu?
Kiinteistöliiton mukaan taloyhtiöllä on oltava hallitus, johon valitaan kolmesta viiteen varsinaista jäsentä, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Lisäksi hallituksella on oltava ainakin yksi varajäsen, jos varsinaisia jäseniä on alle kolme. Säännökset pohjautuvat Asunto-osakeyhtiölakiin.
Hallituksessa on oltava tehtävään valittu puheenjohtaja, jos jäseniä on useampia.
Mitä hallituksen kokouksissa tapahtuu?
Hallituksen kokouksissa keskustellaan avoimesti eri vaihtoehdoista ja niiden seurauksista yhtiölle sekä tehdään päätöksiä pääosin isännöitsijän esityksistä. On tärkeää, että jokainen hallituksen jäsen voi tuoda näkemyksensä esiin ja päätökset tehdään yhteisymmärryksessä. Mikäli eriäviä kantoja ilmenisi kokouksessa, tulee eriävä kanta merkitä hallituksen kokouksen yhteydessä kokouspöytäkirjaan.
Kokouksessa noudatetaan Asunto-osakeyhtiölain mukaisia menettelytapoja ja päätökset tehdään joko yksimielisesti tai äänestyksen kautta. Äänestyksen tulokset kirjataan ylös, ja mikäli päätös vaatisi yhtiökokouksen hyväksynnän, se esitetään tai alistetaan yhtiökokoukselle päätettäväksi. Päätöksenteon läpinäkyvyys on avainasemassa, jotta osakkaat voivat luottaa hallituksen ja yhtiön johdon toimintaan.
Päätösten dokumentointi ja säilyttäminen
Päätös on käytännössä olemassa vasta, kun se on kirjattu asianmukaisesti. Pöytäkirja helpottaa osakkaiden tiedonsaantia, kun siihen kirjataan kaikki kokouksessa tehdyt päätökset, keskustelut ja äänestystulokset.
Pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja sekä vähintään yksi muu hallituksen jäsen. Dokumentointi ei kuitenkaan pääty pöytäkirjan kirjoittamiseen: pöytäkirja on arkistoitava päätösten jäljitettävyyden varmistamiseksi.
Sähköinen dokumentointi helpottaa hallituksen ja asukkaiden elämää
Onneksi sähköinen arkistointi on monessa taloyhtiössä arkipäivää, sillä se helpottaa dokumenttien hallintaa ja saatavuutta. Haluamme, että voit Taloasema
Helsingin asiakkaana olla mukana kehityksen kärjessä. Siksi voit taloyhtiöasiakkaanamme ottaa käyttöön PLUS-kotisivupalvelun, jonka kautta teillä on pääsy ajankohtaisiin dokumentteihin ja tietoihin sähköisesti teille sopivana ajankohtana.
Lisäksi säilytämme taloyhtiön tärkeimmät dokumentit kirjallisina, jotka toimitetaan kiinteistölle arkistoivaksi sovitusti. Asukkaille ja osakkaille annetaan omat tunnukset, joilla he pääsevät heille tarkoitettuihin tietoihin käsiksi. Taloyhtiön hallitus saa omat tunnuksensa, jotka oikeuttavat pääsyn muun muassa sopimuksiin, talouden raportteihin, teknisiin aineistoihin ja asiakirjoihin.
Tutustu PLUS-kotisivupalveluun
Osakkaiden oikeudet ja vaikutusmahdollisuudet
Osakkailla on oikeus saada tietoa hallituksen päätöksistä ja tutustua yhtiön asiakirjoihin. Selkeä dokumentointi helpottaa tiedonsaantia ja vähentää kyselyitä hallitukselle tai isännöinnille.
Osakkaat voivat vaikuttaa yhtiön asioihin yhtiökokouksissa esittämällä kysymyksiä, tekemällä ehdotuksia ja äänestämällä. Avoin ja ennakoiva viestintä hallituksen ja osakkaiden välillä vähentää väärinkäsityksiä ja tukee sujuvaa päätöksentekoa.
Sähköisissä kokouksissa on varmistettava osallistujien tunnistaminen ja päätösten pätevyys. Pelkkä etäyhteys ei riitä, vaan kokoukset on järjestettävä asianmukaisesti, jotta tehdyt päätökset ovat asunto-osakeyhtiölain mukaisia.
Hyvä hallintotapa on koko taloyhtiön etu
Hyvä hallintotapa tarkoittaa käytännössä avointa, johdonmukaista ja tasapuolista toimintaa. Hallituksen työ helpottuu ja konfliktien riski pienenee, kun päätöksenteko on selkeää ja dokumentointi kunnossa.
Taloasema Helsinki tukee taloyhtiöitä hallinnon käytännöissä, jotta päätöksenteko on sujuvaa, lainmukaista ja osakkaiden kannalta läpinäkyvää. Tunnemme myös rakennusalan sopimustekniikan ja hyödynnämme hallituksen tukena vakiintuneita sopimuskäytäntöjä (kuten YSE 1998 ja KSE).
Hallituksen työ helpottuu Taloasema Helsingin tuella:
- Asunto-osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen tulkinta arjessa
- Selkeä vastuunjako ja riskienhallinta
- Sopimusmallit ja dokumenttipohjat hallituksen käyttöön
- Opastus hallitustehtäviin ja päätöksentekoon